Cara, Persyaratan dan Prosedur membuat Akta Kelahiran Anak

Hola, reader bankjim.com,

Kali ini saya ingin membagikan pengalaman ketika mengurus sendiri akta kelahiran anak kami di kelurahan Ciracas, Jakarta Timur. Biasanya kami menggunakan jasa rumah sakit tempat bersalin untuk mengurus akta kelahiran anak namun berhubung domisili keluarga kami (jakarta timur) berbeda dengan domisili rumah sakit tempat persalinan anak kami (jakarta pusat), maka kali ini pihak rumah sakit tidak bisa membantu mengurus akta kelahiran kami. (Dasarnya adalah Undang-Undang No. 24 Tahun 2013 tentang Perubahan atas Undang-Undang No. 23 Tahun 2006, pencatatan kelahiran yang sebelumnya berdasarkan atas asas peristiwa, sejak ditetapkannya undang-undang ini berubah menjadi berdasarkan atas domisili. Sehingga pencatatan dilakukan pada instansi pelaksana sesuai dengan domisili pelapor). Pihak rumah sakit kini hanya dapat membantu menerbitkan Surat keterangan kelahiran. dokumen Surat keterangan kelahiran inilah yang dilampirkan untuk mengurus akta kelahiran di instansi pemerintah. Dengan demikian, kami harus mengurus sendiri akta kelahiran di kelurahan kami. 

Untuk mendapatkan informasi tentang prosedur dan dokumen yang di persyaratkan untuk memperoleh akta kelahiran kami bertanya ke kelurahan. Menurut petugas kelurahan, saat ini untuk pengurusan akta kelahiran dapat dilakukan seluruhnya di kelurahan tidak perlu lagi ke dinas kependudukan dan catatan sipil (dukcapil). prosedur administrasi pencatatan anak dilakukan dengan 2 tahap, yaitu membuat kartu keluarga yang baru kemudian membuat akta kelahiran anak :

1.    Memasukkan data anak ke dalam Kartu Keluarga (KK) yang baru

Kelahiran anak harus dilaporkan ke kelurahan dan di proses pencatatannya dengan pembuatan kartu keluarga baru yang mencantumkan nama anak yang baru dilahirkan. Dengan tercantumnya nama anak dalam KK maka anak akan memperoleh Nomor Induk Kependudukan (NIK). Persyaratan membuat kartu keluarga ini adalah sebagai berikut :

a)    Fotocopi KTP Orang tua (suami dan Istri)
b)    Fotocopi Kartu Keluarga anak yang akan membuat akta kelahiran
c)    Fotocopi Akta Nikah atau Akta Perkawinan
d)    Fotocopi Surat Keterangan Kelahiran yang asli dari rumah sakit/klinik/Puskesmas

Disini pemohon akan diminta untuk mengisi formulir biodata permohonan kartu keluarga. Pada dasarnya formulir ini adalah formulir isian seperti pada Kartu kelurga dengan di tambahkan data diri anak yang ingin dimasukkan ke dalam kartu keluarga yang baru.

Waktu pengurusan :
Dengan dokumen persyaratan dan formulir biodata di isi lengkap oleh pemohon, dalam jangka waktu pengurusan 3 hari kerja kartu keluarga baru yang berisi data anak bisa di terbitkan. Saya datang ke kelurahan hari senin, kartu keluarga dengan data anak yang baru sudah dapat diambil pada hari kamis. 

Harap segera memeriksa kartu keluarga yang baru dengan teliti agar terhindar dari kesalahan (terkait nama, tanggal lahir, kelamin, NIK, kewarganegaraan, dll). Setelah data – data di dalamnya benar, kartu keluarga anda bawa ke ketua RT untuk di tandatangani setelahnya di bawa kembali ke kelurahan untuk di tandatangani oleh lurah. Biasanya butuh 1 hari untuk kartu keluarga di tandatangani lurah, kemudian KK bisa diambil dan dapat langsung digunakan ke tahap kedua (membuat akta kelahiran).

2.    Membuat Akta Kelahiran

Akta kelahiran dapat di proses setelah data anak masuk ke dalam Kartu Keluarga dan telah memperoleh Nomor Induk Kependudukan. Persyaratan membuat akta kelahiran hampir sama dengan pembuatan Kartu Keluarga baru di atas. Yaitu:

a)    Fotocopi KTP Orang tua (suami dan Istri)
b)    Fotocopi Kartu Keluarga anak yang akan membuat akta kelahiran
c)    Fotocopi Akta Nikah atau Akta Perkawinan
d)    Surat Keterangan Kelahiran yang asli dari rumah sakit/klinik/Puskesmas
e)    Fotocopi KTP 2 orang saksi yang memiliki KTP propinsi DKI Jakarta dengan usia di atas 22 tahun. 

Pada saat mengurus akta kelahiran, akan diperiksa kesesuaian nama orang tua dengan data di KTP, apabila ada data yang berbeda misalnya karena nama orangtua di KTP disingkat (mungkin karena nama keseluruhan tidak muat di blangko KTP) maka kita diminta membuat surat pernyataan yang menyatakan bahwa nama di KTP sesuai dengan nama yang ada di akta kelahiran (bila kasus ini terjadi biasanya juga diminta melampirkan fotocopi ijazah).

Disini kami (pemohon dan para saksi) akan diminta untuk menandatangani surat keterangan kelahiran (WNI) yang telah dibuatkan oleh petugas kelurahan dan mengisi formulir kartu kendali pelayanan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil beserta tanda terimanya.

Waktu pengurusan :
Dengan dokumen persyaratan dan formulir isian dilengkapi oleh pemohon dan para saksi, dalam jangka waktu 3 minggu akta kelahiran anak dapat diterbitkan. Untuk pengambilan akta kelahiran warga akan diberikan tanda terima berkas untuk kemudian ditunjukkan pada saatnya mengambil akta kelahiran.


Catatan :

• Surat pengantar RT dan RW kini tidak perlu dilampirkan untuk mengurus akta kelahiran anak. Alhamdulillah, hal ini sangat meringankan warga karena berkurangnya tahapan, ‘biaya’ pengurusan dan perlunya menyediakan waktu khusus di sore dan malam hari untuk bertemu pengurus RT dan RW yang bekerja di siang.
• 2 orang saksi agar dihadirkan ke kelurahan untuk menandatangani dokumen administrasi akta kelahiran anak.  Saksi bisa berasal anggota keluarga atau siapa saja yang dikenal keluarga.
• Datanglah ke kelurahan saat pagi hari untuk mendapatkan pelayanan lebih awal. Hal ini karena banyak warga yang mengurus berbagai dokumen kependudukan (e-KTP, surat keterangan domisili dan pertanahan dll) di kelurahan.



• Untuk Akta Kelahiran Umum ternyata ada batas waktu pengurusan akta kelahirannya yaitu 60 hari kerja sejak tanggal kelahiran anak. Jadi ada baiknya diatur waktu untuk segera melaporkan kelahiran anak kita pada administrasi pencatatan kependudukan negara indonesia pada instansi sesuai domisili. Hal ini karena setelah 60 hari kerja tahapan pembuatan akta kelahiran bertambah yaitu pembuatan akta kelahiran memerlukan rekomendasi kepala dinas atas laporan kelahiran yang telah melampaui batas waktu 60 (enam puluh) hari kerja.
• Semua tahapan pengurusan kartu keluarga hingga pembuatan akta kelahiran dilakukan tanpa biaya apapun kepada instansi kelurahan atau gratis. Biaya yang dikeluarkan adalah yang berhubungan dengan biaya operasional bolak-balik ke kelurahan dan biaya penggandaan dokumen yang disyaratkan.
• Ada baiknya setiap dokumen yang di fotokopi, di bawa juga aslinya untuk diperlihatkan jika sewaktu – waktu diperlukan oleh petugas.

Demikianlah pengalaman saya dalam mengurus akta kelahiran anak. Secara umum prosedur dan persyaratan mudah diikuti dan dipenuhi. Namun sekedar saran, ada baiknya untuk yang berniat membuat akta kelahiran anak maka proses pembuatan akta kelahiran dan kartu keluarga dapat dilakukan bersamaan sehingga menghemat waktu warga sipil dan agar ditambahkan petugas yang melayani di jam – jam sibuk sehingga antrian dapat dikurangi.

Baca juga :

Manfaat dan Kegunaan Akta Kelahiran